AÚNCIO DE VAGA
01 (UM/A) GESTOR (A) DE ADMINISTRAÇÃO NACIONAL
Maputo

Resumo do Cargo
O Gestor de Administração Nacional apoia o Director Nacional/Chefe da Missão na supervisão das funções operacionais, de recursos humanos, financeiras e administrativas de um escritório nacional estruturado. Esta função assegura que os sistemas e processos apoiem de forma eficaz a implementação dos programas e garantam a conformidade com as políticas e os procedimentos da organização.

O Gestor de Administração Nacional será responsável por supervisionar a gestão das instalações e dos activos, as aquisições (procurement) e a logística, bem como por implementar os protocolos de segurança e assegurar o cumprimento das políticas de Tecnologias de Informação (TI). O Gestor de Administração Nacional também gerirá todas as actividades relacionadas com os Recursos Humanos, incluindo recrutamento, integração de novos colaboradores e monitoria do desempenho, garantindo igualmente que as operações financeiras, tais como a elaboração de orçamentos, a gestão de subvenções, a manutenção dos registos financeiros e a conformidade com auditorias, sejam realizadas de forma eficiente. Esta posição exige uma forte coordenação com a Sede e com os demais departamentos, de modo a assegurar a eficiência operacional e o cumprimento das políticas e procedimentos institucionais. Exige igualmente capacidade para comunicar de forma eficaz com uma ampla variedade de partes interessadas, particularmente em inglês e francês.

O Oficial de Finanças, o Oficial de Operações e o Oficial de Recursos Humanos (quando previstos no organograma) reportam directamente a esta função, prestando apoio às operações do Escritório Nacional.

Esta função é essencial para garantir o bom funcionamento das operações administrativas, assegurando simultaneamente o cumprimento dos requisitos legais, financeiros e das políticas organizacionais.  O cargo requer ainda vasta experiência em coaching, mentoria e desenvolvimento de capacidades da equipa, com vista ao fortalecimento do desempenho individual e ao apoio ao desenvolvimento organizacional.

Principais Tarefas e Responsabilidades:

 Finanças

  • Reforçar os controlos financeiros internos para salvaguardar os activos da organização.
  • Assegurar que os colaboradores cumpram os regulamentos dos doadores, os acordos de subvenção e os requisitos financeiros legais.
  • Identificar, avaliar e mitigar riscos financeiros e operacionais que possam afectar a organização.
  • Desenvolver e ministrar formações sobre elaboração de orçamentos, relatórios financeiros, aquisições (procurement), prevenção de fraude e práticas financeiras éticas.
  • Apoiar as equipas de programas no planeamento, gestão e monitoria dos orçamentos dos projetos, assegurando a utilização eficiente dos fundos dos doadores.
  • Reforçar a sensibilização para a prevenção da fraude e apoiar a implementação de medidas de mitigação de riscos.
  • Apoiar a preparação de auditorias e garantir a resolução atempada das constatações de auditoria e das questões relacionadas com a conformidade financeira.
  • Monitorar os riscos financeiros da organização e apresentar recomendações à gestão sénior para reforçar a governação financeira.
  • Desenvolver, em coordenação com outros departamentos, o orçamento anual do projeto, preparar previsões financeiras e monitorar as despesas reais em comparação com o orçamento, sob supervisão do Controlador Regional.
  • Manter previsões adequadas de tesouraria e fluxo de caixa, preparar pedidos de fundos e assegurar que os desembolsos dos doadores sejam efetuados corretamente.
  • Apoiar o Director Nacional/Chefe da Missão na gestão de subvenções, incluindo o fornecimento de informações para propostas e alterações de subvenções, revisão de acordos e participação em negociações.
  • Assegurar que os relatórios apresentem uma visão clara da situação financeira do projeto, preparando relatórios sobre os orçamentos dos doadores e justificando quaisquer desvios.
  • Rever e autorizar transacções dentro do seu nível de autoridade, verificar a documentação financeira e preparar documentos para pagamento.
  • Coordenar a implementação e funcionamento das operações de caixa e contas bancárias, em conformidade com o SOP1.
  • Garantir que todas as práticas financeiras cumpram a legislação local e os padrões da INSO, aplicando o princípio dos “quatro olhos” (four eyes principle) e outros mecanismos de controlo para prevenir erros, fraude ou outras violações éticas. Assegurar igualmente que a documentação financeira esteja completa e fornecer formação sempre que necessário.
  • Servir como ponto focal para todas as auditorias internas e externas, garantindo a implementação atempada das recomendações.
  • Supervisionar o trabalho da equipa de Oficiais sob sua responsabilidade em todas as áreas de actuação.

Gestão de Subvenções (Grants)

  • Desenvolver e monitorar os orçamentos das subvenções durante todo o seu ciclo de vida.
  • Garantir que os fundos das subvenções sejam utilizados de acordo com os acordos dos doadores e os orçamentos aprovados.
  • Preparar relatórios financeiros destinados aos doadores e agências financiadoras.
  • Monitorar as despesas das subvenções e identificar desvios orçamentais.
  • Assegurar o cumprimento dos regulamentos dos doadores, das condições das subvenções e dos requisitos de reporte.
  • Coordenar com as equipas de programas o acompanhamento da implementação e da execução financeira das subvenções.
  • Gerir o encerramento das subvenções, incluindo a preparação dos relatórios financeiros finais e reconciliações.

Recursos Humanos

  • Liderar a implementação e monitoria de todos os Regulamentos de Pessoal (nacional e internacional), assegurando a conformidade do escritório nacional e acompanhando regularmente a legislação laboral nacional, propondo alterações sempre que necessário.
  • Gerir todos os processos de recrutamento no país, tanto nacionais como internacionais, garantindo conformidade com as diretrizes e procedimentos da INSO.
  • Liderar e coordenar o processo de integração (onboarding) dos colaboradores nacionais e coordenar com a equipa de RH da Sede o onboarding dos colaboradores internacionais, assegurando programas de indução e orientação.
  • Coordenar e monitorar os processos de avaliação de desempenho, gestão de reclamações e medidas disciplinares dos colaboradores nacionais, escalando os casos necessários ao Director Nacional/Chefe da Missão e ao Director de Operações.
  • Manter registos actualizados dos colaboradores nacionais e internacionais nos sistemas HRIS Cezanne e ATS.
  • Preparar o processamento mensal da folha salarial dos colaboradores nacionais, controlar folhas de presença, impostos e deduções legais, bem como gerir seguros e pagamentos médicos obrigatórios.
  • Apoiar a definição da estrutura salarial e de benefícios, bem como assegurar o cumprimento dos requisitos legais e laborais locais em novos contextos operacionais.
  • Apoiar auditorias internas e externas na área de Recursos Humanos, coordenando com a Sede quando necessário.
  • Actuar como ponto focal para todos os relatórios de RH, questões técnicas e preocupações relacionadas com salvaguarda (Safeguarding).
  • Gerir o recrutamento, selecção e integração de colaboradores expatriados.
  • Coordenar processos de vistos, autorizações de trabalho, autorizações de residência e conformidade migratória.
  • Administrar pacotes de remuneração internacional, incluindo subsídios, benefícios de mobilidade, alojamento, educação e realocação.
  • Coordenar destacamentos internacionais, rotações, missões e processos de repatriamento.
  • Manter ligação com embaixadas, autoridades migratórias, prestadores de serviços de relocalização e seguradoras internacionais.

Assuntos Jurídicos e Conformidade

  • Assegurar que toda a documentação legal e regulamentar necessária seja preparada e submetida atempadamente às autoridades competentes, garantindo o registo formal da INSO no país e o cumprimento das obrigações legais.
  • Desenvolver e supervisionar sistemas de controlo para prevenir ou corrigir violações das normas legais e das políticas internas.
  • Obter vistos, autorizações de trabalho e autorizações de residência para os colaboradores da INSO.
  • Liderar o acompanhamento das auditorias e garantir a implementação das respetivas recomendações.
  • Facilitar acordos e contratos com advogados locais.

Aquisições e Logística

  • Desenvolver e implementar estratégias de aquisições e logística alinhadas com os objetivos organizacionais e dos projetos.
  • Desenvolver e manter uma base de dados de fornecedores aprovados e realizar avaliações periódicas do seu desempenho.
  • Garantir a aplicação dos regulamentos de aquisições e logística da INSO e dos doadores, assegurando formação adequada aos colaboradores e a manutenção de processos completos em conformidade com o SOP2.
  • Assegurar a existência de controlos adequados para prevenir e detetar fraude e corrupção.
  • Gerir e manter todos os contratos da INSO com proprietários e fornecedores.
  • Realizar estudos regulares de mercado para garantir a atualização da lista de fornecedores e outras bases de dados
  • Efectuar verificações de sanções aplicáveis aos fornecedores, em conformidade com a política da INSO.
  • Garantir que os registos de utilização de veículos, geradores e consumo de combustível sejam mantidos e revistos regularmente.
  • Assegurar que os veículos sejam objeto de manutenção preventiva e corretiva de acordo com as diretrizes da organização.
  • Monitorar os planos de aquisição e assegurar a entrega atempada de bens e serviços para apoiar a implementação dos projetos.
  • Apoiar auditorias internas e externas e garantir a implementação atempada das recomendações.
  • Monitorar os orçamentos de aquisições, promovendo eficiência e redução de custos sem comprometer a qualidade.

Segurança (Safety and Security)

  • Em coordenação com a Equipa de Gestão Sénior, assegurar a protecção das instalações, veículos e activos da INSO, em conformidade com as políticas de segurança da organização, reportando todos os incidentes internos.
  • Ser responsável pelo acompanhamento e reporte das auditorias de segurança e pela implementação das respetivas recomendações.
  • Garantir que o Plano de Gestão de Segurança do País (CSMP) e as Avaliações de Risco de Segurança (SRA) das áreas operacionais sejam regularmente atualizados.
  • Assegurar que toda a documentação de segurança seja arquivada nas respetivas pastas do SharePoint.
  • Garantir que todos os colaboradores e visitantes recebam sessões de indução sobre os protocolos e a situação de segurança do país.

Tecnologias de Informação (TI)

  • Assegurar que as pastas do SharePoint do escritório nacional cumpram a Política de TI da INSO.
  • Garantir que todos os colaboradores sejam formados e cumpram as directrizes da Política de TI da organização.
  • Actuar como ponto focal nacional para a gestão dos endereços de correio eletrónico da INSO e para a coordenação do suporte técnico com a equipa de TI da Sede.

PERFIL DO CANDIDATO

Conhecimentos, competências e experiência essenciais:

  • Mínimo de 15 anos de experiência profissional progressiva na gestão de serviços de apoio, incluindo Recursos Humanos, Finanças, Gestão de Subvenções (Grants), Logística, Gestão de Instalações e Aquisições (Procurement).
  • Licenciatura, no mínimo, em Gestão, Economia ou área afim.
  • Capacidade comprovada para gerir grandes volumes de dados no Microsoft Excel, com nível avançado de proficiência.
  • Proficiência na utilização dos sistemas SUNSYSTEM e CEZANNE.
  • Domínio do pacote Microsoft Office, bem como de sistemas de gestão financeira e de bases de dados de Recursos Humanos.
  • Fluência oral e escrita em inglês e francês.
  • Experiência de trabalho em organizações não-governamentais internacionais (ONGIs) ou em ambiente similar.
  • Bons conhecimentos dos regulamentos de aquisições dos doadores, com domínio dos requisitos específicos da ECHO, FCDO, Irish Aid e SDC.
  • Excelentes competências de organização, planeamento e gestão simultânea de múltiplas tarefas.
  • Conhecimento das actividades e políticas da INSO será considerado uma vantagem.

Política de Protecção da INSO:

 A INSO está totalmente comprometida com o recrutamento seguro, selecção e verificação de todos os potenciais novos colaboradores, membros do conselho e voluntários, garantindo o cumprimento rigoroso do nosso Código de Conduta e da Política de Protecção ao longo de todo o processo de recrutamento. Termos e Condições:

24 Meses de Contrato de trabalho (renovável).

COMO  CANDIDATAR-SE?

Por favor, envie a sua candidatura completa para jobs@moz.ngosafety.org, mencionando GESTOR DE ADMINISTRAÇÃO na linha de assunto.

As candidaturas devem ser em inglês e incluir:

  • Currículo actualizado (máximo de 3 páginas).
  • Carta de apresentação de uma página, detalhando por que tem interesse em trabalhar na INSO e como as suas qualificações se alinham especificamente com as competências exigidas para a função.
  • Contactos de três referências profissionais.

Por favor, não envie informações adicionais. Apenas os candidatos pré-selecionados serão contactados.