Secretária Executiva (Estagiária)

FDS – FUNDAÇÃO PARA O DESENVOLVIMENTO SOCIOECONÓMICO

TERMOS DE REFERÊNCIA – RECRUTAMENTO

SECRETÁRIA EXECUTIVA (ESTAGIÁRIA)

1. CONTEXTO INSTITUCIONAL

A FDS – Fundação para o Desenvolvimento Socioeconómico é uma organização orientada para o desenvolvimento comunitário e socioeconómico, com actuação em áreas como Meio Ambiente, Inclusão Social, Saúde Comunitária, Educação, Agricultura, Água, Saneamento e Higiene (WASH), Nutrição e Ajuda Humanitária no contexto de Emergência.

A função de Secretária Executiva (Estagiária) terá um papel de apoio administrativo e organizacional, contribuindo para o funcionamento eficiente do escritório, a circulação de informação, a organização documental e o atendimento institucional.

2. OBJECTIVO DA FUNÇÃO

Prestar apoio administrativo e executivo à equipa da FDS, assegurando organização, pontualidade, confidencialidade, boa comunicação, gestão adequada de documentos e correspondência, apoio à agenda e atendimento profissional de colaboradores, parceiros, beneficiários e visitantes.

3. PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES

4. PERFIL DESEJADO

• Responsabilidade e sentido de compromisso;
• Boa apresentação e postura profissional;
• Organização, pontualidade e atenção ao detalhe;
• Ética profissional, discrição e respeito pela confidencialidade;
• Mínimo de 12.ª Classe, conforme indicado no anúncio;
• Domínio funcional da língua portuguesa, oral e escrita;
• Bons conhecimentos de computação e ferramentas de escritório;
• Capacidade de trabalhar sob pressão, priorizar tarefas e cumprir prazos;
• Capacidade de trabalhar com autonomia progressiva e com mínimo de supervisão;
• Boa capacidade de comunicação interpessoal e atendimento.

CRITÉRIO ETÁRIO

Idade entre 18 e 30 anos.

5. COMPETÊNCIAS TÉCNICAS E COMPORTAMENTAIS

6. ENTREGÁVEIS / RESULTADOS ESPERADOS

• Agenda e compromissos administrativos correctamente organizados;
• Documentos administrativos preparados, formatados e arquivados com qualidade;
• Correspondência e pedidos encaminhados de forma atempada;
• Arquivo físico e digital estruturado e actualizado;
• Atendimento institucional cordial, eficiente e consistente;
• Informação sensível tratada com discrição e confidencialidade;
• Tarefas concluídas dentro dos prazos acordados e com reduzida necessidade de correcção.

7. REQUISITOS MÍNIMOS E FACTORES DE PREFERÊNCIA

8. PROCESSO DE RECRUTAMENTO E SELECÇÃO

1. Recepção e registo das candidaturas até ao prazo definido no anúncio.
2. Triagem documental com base nos requisitos mínimos.
3. Shortlist dos candidatos elegíveis.
4. Entrevista estruturada com grelha de pontuação.
5. Teste prático de informática e/ou exercício administrativo, quando aplicável.
6. Verificação de referências, quando considerada necessária e com observância das regras aplicáveis.
7. Deliberação do painel de selecção e documentação da decisão.
8. Comunicação do resultado aos candidatos, respeitando a política institucional da FDS.

9. METODOLOGIA DE AVALIAÇÃO RECOMENDADA

10. CONDIÇÕES DE CANDIDATURA

Os candidatos deverão submeter a candidatura através do endereço recrutamento@fdsmoz.org, conforme indicado no cartaz de recrutamento, apresentando os documentos que a FDS determinar no anúncio ou na comunicação de recrutamento.

Recomenda-se, no mínimo, CV actualizado e uma breve carta/mensagem de motivação, caso solicitado.

11. PRINCÍPIOS DE RECRUTAMENTO

• Transparência e critérios previamente definidos;
• Igualdade de tratamento entre candidatos;
• Confidencialidade dos dados e documentos recebidos;
• Avaliação baseada em evidências observáveis e relacionadas com a função;
• Registo das pontuações e justificações essenciais de cada decisão;
• Prevenção de conflitos de interesse no painel de avaliação.

12. APROVAÇÃO E CONTROLO DO DOCUMENTO

FDS – Fundação para o Desenvolvimento Socioeconómico
Zambézia, Moçambique

E-mail: info@fdsmoz.org
Website: www.fdsmoz.org

Resumo da oportunidade