Descrição da Função

Assegurar o bom funcionamento administrativo, logístico, de comunicação e de segurança do escritório distrital do Projecto SPOM, garantindo a segurança do pessoal, das instalações e dos bens, bem como a disponibilidade atempada dos recursos, meios e serviços necessários para que as equipas de campo implementem as actividades, em conformidade com os procedimentos, o orçamento aprovado e as políticas da Fundação AVSI.

Servir de ponto de referência do escritório junto das autoridades locais, fornecedores e visitantes.

Principais Responsabilidades

  • Gerir o fundo de maneio, manter o livro de caixa e enviar mensalmente a prestação de contas a Nampula.

  • Preparar e verificar a documentação de suporte das despesas, conforme os procedimentos da AVSI e do doador.

  • Acompanhar contratos locais e pagamentos de serviços do escritório.

  • Apoiar a gestão administrativa do pessoal e a organização de formações, reuniões e eventos.

  • Manter o arquivo físico e digital organizado.

  • Consolidar pedidos de compra, realizar cotações e efectuar compras locais dentro dos limites autorizados.

  • Gerir o armazém e o inventário de bens e equipamentos.

  • Planificar e controlar a utilização de viaturas e motorizadas.

  • Organizar a logística de missões e visitas, mantendo uma lista de fornecedores locais fiáveis.

  • Assegurar o funcionamento dos meios de comunicação do escritório e a circulação de informação com Nampula.

  • Recolher fotografias e testemunhos das actividades e garantir a visibilidade da AVSI e da ENI.

  • Ser o ponto focal de segurança do escritório: acompanhar a situação no distrito, controlar os movimentos das equipas, reportar incidentes e realizar briefings.

  • Manter boas relações com as autoridades locais e parceiros e cumprir o Código de Ética e as políticas da AVSI, incluindo PSEAH, Salvaguarda da Criança, AAP, anticorrupção e protecção de dados.

Requisitos Essenciais

  • Licenciatura em Administração, Gestão, Contabilidade, Finanças, Economia, Logística ou áreas afins, obtida numa instituição de ensino de reputado mérito.

Competências e Experiência Exigidas

  • Experiência na gestão de fundo de maneio, livro de caixa e prestação de contas.

  • Experiência em aprovisionamento (cotações e compras locais), gestão de armazém e inventários.

  • Conhecimento dos procedimentos e requisitos de conformidade dos doadores constitui uma vantagem.

  • Boa capacidade de organização e rigor na documentação e no arquivo.

  • Bom domínio de Excel e Word e capacidade de resolver problemas informáticos básicos.

  • Capacidade de coordenar viaturas, fornecedores e a logística de missões.

  • Conhecimento de procedimentos de segurança (check-in/check-out e reporte de incidentes); formação em segurança constitui uma vantagem.

  • Boa comunicação e facilidade em construir relações com autoridades locais, parceiros e fornecedores.

  • Integridade e compromisso com a ética, PSEAH, salvaguarda da criança e protecção de dados.

  • Flexibilidade em situações exigentes e disponibilidade para horários de trabalho, por vezes, irregulares.

  • Identificação com os princípios metodológicos e valores da AVSI.

  • Capacidade de articular e coordenar eficazmente com o governo, ONGs locais e internacionais e outros actores.

  • Domínio efectivo e aprofundado dos pacotes Word, Excel, PowerPoint e Outlook.

  • Capacidade de trabalhar de forma autónoma e proactiva.

  • Capacidade e disponibilidade para viajar regularmente para o campo.

  • Boa capacidade de organização, planificação e flexibilidade.

  • Elevado grau de responsabilidade, iniciativa e capacidade de trabalhar sob pressão.

  • Atenção aos detalhes e cumprimento de prazos.

  • Espírito de equipa, com boas capacidades de relacionamento e comunicação.

  • Disponibilidade imediata.

Processo de Candidatura

Os interessados devem aceder ao portal da Fundação AVSI através do seguinte endereço:

Assistente Administrativo/a (03) – (National Position) | Fondazione AVSI

Política de Igualdade de Oportunidades

A AVSI aplica no processo de selecção o princípio da inclusão e da não discriminação, garantindo igualdade de oportunidades independentemente de sexo, idade, etnia, nacionalidade, orientação sexual, identidade de género, estado civil, crença religiosa, deficiência e pertença a categorias protegidas.