Assistente Administrativo e de Arquivo

A CBE Southern Africa pretende recrutar Assistentes Administrativos e de Arquivo responsáveis por garantir o manuseamento, a digitalização, o arquivo, a recuperação e a organização precisa  e eficiente de documentos financeiros físicos e digitais para o Departamento Financeiro e  as operações das Lojas. Esta função é também responsável por manter um sistema de  arquivo organizado e arrumado, tanto no local como em locais de armazenamento externos.

• Certificado em Administração, Gestão de Registos ou área afim; 
• Experiência com sistemas de arquivo, físicos e eletrónicos; 
• Proficiência básica em software de digitalização e convenções de nomenclatura de ficheiros; 
• Familiaridade com Excel e estruturas de pastas digitais;
• Elevado nível de organização e atenção ao detalhe; 
• Fiável e respeitador com documentação sensível.

• Arquivar as faturas e os documentos financeiros da filial de acordo com a estrutura de retenção de documentos da empresa;
• Recuperar documentos, mediante solicitação, a partir de pastas, ficheiros ou armazenamento externo; 
• Organizar, encaixotar e etiquetar os documentos financeiros para arquivo físico; 
• Manter a sala de arquivo organizada e limpa; 
• Visitar o depósito de arquivo externo regularmente para garantir que os registos estão devidamente organizados;
• Digitalização das faturas dos fornecedores e outros documentos necessários para o processamento de contas a pagar;
• Fazer cópias e/ou scans de documentos financeiros, conforme necessário, para comunicação e uso interno; 
• Auxiliar na verificação e revisão das faturas da loja para garantir a precisão.