Funções

Planeamento e implementação administrativa

• Planificar, coordenar e implementar as actividades administrativas dos projectos, assegurando alinhamento com os objectivos e cronogramas estabelecidos
• Garantir a execução das actividades do estudo conforme os protocolos, SOPs e planos de trabalho aprovados
• Agendar e acompanhar visitas de seguimento aos participantes, mantendo registos actualizados
• Planear, organizar e apoiar a logística de reuniões de projecto (presenciais e virtuais) e elaborar actas e listas de presença
• Monitorizar o progresso das actividades do projecto e alertar sobre riscos ou desvios para permitir decisões atempadas
• Vigiar o cumprimento de milestones; notificar o Coordenador e o Investigador Principal sobre atrasos ou necessidades de acção corretiva
• Assegurar a preparação e submissão atempada de milestones e relatórios (técnicos, de disseminação interna/externa, financeiros, etc.) aos níveis de reporte definidos
• Fazer seguimento contínuo com coordenadores de área, investigadores e fellows para garantir cumprimento das metas (planos semanais, manuscritos, relatórios e outras entregas)
• Manter e garantir um arquivo organizado e acesível (documentação em papel e electrónica, checklists, correspondência, CRFs, etc.) relacionado com os projectos
• Coordenar com os departamentos pertinentes para garantir disponibilidade de recursos e suporte à implementação das actividades
• Gerir processos administrativos e contratuais relacionados com recursos humanos do projecto (recrutamento, integração, acompanhamento de desempenho, renovação e cessação de contratos)
• Promover e facilitar comunicação eficaz entre os membros da equipa de investigação (clínica, escritório) e entre departamentos (administrativo, financeiro, logística, laboratório, ciências sociais, centro de dados)
• Organizar e gerir a logística de viagens da equipa de investigação, incluindo reservas, autorizações e prestação de contas

Planeamento e gestão orçamental

• Coordenar a elaboração do orçamento (budget) em função das actividades necessárias nas áreas envolvidas (Laboratório, Clínica, Demografia, Logística, Centro de Dados, etc.)
• Autorizar requisições internas e propostas de despesa conforme a disponibilidade orçamental e as políticas institucionais
• Assegurar a correcta imputação e classificação das despesas por estudo/projecto para evitar custos não programados
• Rever e aprovar imputações de despesas quanto à elegibilidade das actividades e conformidade com o budget aprovado
• Validar a imputação final de despesas junto do Gestor de Contratos/Financeiro e garantir coerência contabilística
• Manter o Investigador Principal informado sobre o estado das despesas e o impacto no orçamento de cada projecto

Comunicações, parcerias e relatórios

• Coordenar e gerir as relações com parceiros, autoridades e stakeholders, assegurando cumprimento normativo e requisitos contratuais
• Servir de ponto de contacto para financiadores em questões administrativas e logísticas, incluindo submissão de relatórios técnicos e pedidos de esclarecimento
• Organizar, agendar e documentar reuniões regulares do projecto (teleconferências e presenciais): gerir logística, preparar agendas, redigir actas e monitorizar itens de acção
• Assegurar a elaboração e submissão atempada de relatórios e a adequada disseminação de resultados internamente e para parceiros, partes interessadas e financiadores
• Manter e actualizar contactos e mecanismos de comunicação externa (financiadores, parceiros, fornecedores), actuando como ponto focal para comunicações institucionais do projecto

Gestão, avaliação e encerramento do projecto

• Garantir um arquivo seguro e organizado da documentação do projecto durante a execução (acesso restrito) e após o encerramento (arquivo morto conforme política do projecto)
• Coordenar com o Gestor de Contratos a conclusão atempada de todas as actividades necessárias para o encerramento formal do projecto ou de fases do projecto
• Apoiar e garantir o encerramento financeiro do projecto, em coordenação com o departamento financeiro (conciliações, relatórios finais de despesas)
• Preparar e submeter relatórios finais exactos e pontuais que permitam a aceitação formal dos resultados pelos financiadores
• Executar o encerramento administrativo do projecto, incluindo arquivamento final de documentos e transferência de responsabilidades, quando aplicável
• Outras responsabilidades:
• Executar outras tarefas relacionadas ou afins solicitadas pelo Investigador Principal, pelo seu Representante ou pela Direcção do Centro
• Contribuir activamente para a melhoria contínua de processos administrativos e de gestão de projectos no centro de investigação

Requisitos

• Formação académica de nível superior (Licenciatura) em Ciências de Saúde, Administração Pública, Gestão, Relações Internacionais, Sociologia, Antropologia, Ciência Política, Estudos de Desenvolvimento e outras áreas Afins
• Fortes habilidades organizacionais para multitarefas diárias, abordagem orientada para os objectivos e forte atenção aos detalhes
• Ser fluente nas línguas: Portuguesa e Inglesa (oral e escrita); Outras línguas de domínio local (é uma vantagem)
• Excelente habilidades computação: MS Word, Excel, PowerPoint, software de gestão de e-mails, ferramentas de gestão de conteúdo Web, Ferramentas de teleconferência baseada no telefone ou na Web
• Ter pelo menos 1 anos de experiência de trabalho em projectos na área de pesquisa em saúde
• Ter experiência de gestão de projectos ligados a área de Tuberculose (é uma vantagem)
• Experiência em gestão de equipas e de conflitos
• Ser residente ou ter disponibilidade para residir em Manhiça
• Ter disponibilidade para se deslocar a trabalho nos locais onde decorrem as actividades dos projectos
• Idade compreendida entre 22 e 35 anos

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados