Descrição:
Descrição da Instituição

A Associação para o Desenvolvimento Cultural Kulungwana foi criada oficialmente a 26 de Maio de 2006. É uma pessoa colectiva de direito privado, de interesse público e social, sem fins lucrativos, dotada de personalidade jurídica própria e de autonomia patrimonial e financeira. De acordo com os Estatutos da Associação, o seu objectivo geral é “divulgar o conceito “Cultura” em todas as suas vertentes, dirigindo a sua acção a
nível nacional e internacional.

Entre os objectivos específicos da Kulungwana constam: identificar e implementar programas para promover e divulgar a cultura nacional
nas suas diversas expressões. Um dos programas implementados pela Kulungwana é o Xiquitsi cujo objectivo é a integração social de crianças / jovens e desenvolvimento profissional através da formação musical colectiva, o que pressupõe deslocação de alunos e bens. Nesta senda, pretende recrutar para o seu quadro de
pessoal um(a) Auxiliar Administrativo(a).

O (A) auxiliar administrativo(a) é fundamental para o bom funcionamento do Xiquitsi, realizando o suporte operacional, organização de documentos, atendimento aos alunos/encarregados e controlo de rotinas (financeira, RH, logística). Para além destas actividades poderá organizar agendas arquivos, emitindo relatórios para aumentar a eficiência do Xiquitsi. O perfil exige
organização, comunicação clara e domínio de ferramentas de escritório, com ensino médio ou cursos técnicos.

Descrição do Cargo

  1. Cargo: O (A) auxiliar administrativo(a)
  2. Nível académico: Médio ou equivalente
  3. Responde a: Assistente administrativo Xiquitsi
  4. Supervisor: Assistente administrativa Kulungwana
  5. Período laboral: 40 horas laborais semanais, flexíveis de acordo com os programas pré-definidos

Responsabilidades Principais

O (A) auxiliar administrativo(a) exerce várias tarefas de apoio
logístico, administrativo e de procurement do Xiquitsi, reporta a
Directora do Programa e presta contas semanal, ao assistente de
administração do Xiquitsi.

As principais tarefas, em coordenação com o assistente
administrativo do Xiquitsi:

  • Apoiar na preparação e gestão do plano de actividades do
    Programa Xiquitsi ;
  • Prestar apoio geral, nomeadamente a recepção de
    correspondência, chamadas telefónicas e documentação;
  • Responder a pedidos de informação e de documentação assegurando
    um elevado nível de profissionalismo, tacto, discrição e confidencialidade;
  • Redigir correspondência e outra documentação inicial, bem como
    lavrar actas de reuniões;
  • Gerir documentos electrónicos e em papel (listas de contactos,
    correspondência, fotocopias, digitalização de documentos, classificação e arquivo;
  • Dar suporte na preparação e composição de diversos
    relatórios de actividades, progresso e avaliação;
  • Preparar e enviar ao sector de administração e finanças os
    mapas de presenças dos bolseiros, orpo docente e staff de apoio, depois de homologado pela directora do Programa Xiquitsi;
  • Registar as entradas e saídas de instrumentos em coordenação
    com a área que superintend  a logística e produção;
  • Articular com o senhorio/os responsáveis dos imóveis em uso
    pelo Programa Xiquitsi;
  • Fazer procurement e aquisições de acordo com as regras da
    Kulungwana e em coordenação com o sector de administração e finanças;
  • Manter os arquivos classificados e actualizados;
  • Prestar assistência ao “staff” e alunos do Programa Xiquitsi nas suas viagens no âmbito do Programa Xiquitsi;
  • Receber e encaminhar os visitantes, pais e encarregados de
    educação do Programa Xiquitsi;
  • Controlar o cadastro individual dos alunos, bolseiros, monitores
    e candidatos à admissão
  •  Manutenção de um inventário actualizado de todos os instrumentos e equipamentos do projecto, mostrando a localização, usuário;
  • Realizar quaisquer outras actividades administrativas que lhe forem definidas ou atribuídas pela Directora do Xiquitsi ou quem esta delegar.

Perfil do Ocupante

  • Experiência e Capacidades Técnicas
  • Certificado de conclusão da 12 classe ou Técnico médio;
  • Mínimo de 3 anos de experiência em administração ;
  • O conhecimento de boas práticas de gestão será uma vantagem;
  • Conhecimento excelente de programas informáticos na óptica do
    utilizador particularmente,
  • Excel & Word (MS Office em geral)
  •  Excelente planificação de tarefas, habilidades organizacionais
    e estabelecimento de prioridades;
  • Capacidade de executar tarefas cumprindo os prazos;
  • Capacidade de trabalhar sob pressão
  •  Habilidades interpessoais;
  • Capacidade de trabalhar em equipa;
  • Capacidade de comunicação em língua portuguesa (oral e
    escrita) ;
  • Honesto(a), diligente, comprometido, proactivo.

COMOCANDIDATAR-SE:

Os candidatos interessados podem submeter a sua candidatura para oemail:

geral@kulungwana.org.mz