Chefe de Secretaria

ESTAMOS A

RECRUTAR: Chefe de Secretaria

Local: Maputo

RESPONSABILIDADES

• Assegurar a organização, gestão, conservação e actualização dos arquivos administrativos do IMPEN, em suporte físico e digital, garantindo a integridade, confidencialidade e rastreabilidade da informação institucional;
• Coordenar o expediente geral do IMPEN, incluindo a receção, registo, tramitação, controlo e arquivo da correspondência oficial interna e externa;
• Supervisionar a elaboração, emissão, autenticação e circulação de documentos administrativos, certidões, declarações, ofícios e despachos, assegurando a sua conformidade com a legislação aplicável e os regulamentos internos do IMPEN;
• Garantir o cumprimento dos procedimentos administrativos estabelecidos, propondo medidas de melhoria contínua que promovam a eficiência, a padronização e a simplificação dos processos administrativos;
• Assegurar a articulação da Secretaria com os demais serviços administrativos, académicos e técnicos do IMPEN, promovendo a fluidez dos processos internos;
• Coordenar a utilização dos sistemas de informação administrativa do IMPEN, garantindo a fiabilidade dos dados, o acesso controlado à informação e o correto arquivo digital;
• Zelar pelo cumprimento das normas de ética, sigilo profissional e proteção de dados pessoais no exercício das atividades administrativas;
• Coordenar e supervisionar todos os processos académicos, incluindo matrículas, inscrições, transferências, equivalências e reinscrições, garantindo o cumprimento da legislação moçambicana aplicável e dos regulamentos internos do IMPEN;
• Assegurar a correta organização, atualização e manutenção dos registos académicos dos estudantes, incluindo histórico escolar, frequência, avaliações e resultados finais;
• Supervisionar a emissão de certificados, declarações, diplomas e outros documentos académicos, garantindo a sua conformidade com a legislação e os regulamentos institucionais;
• Apoiar os órgãos pedagógicos e de gestão na preparação de pautas, mapas de avaliação, relatórios académicos e demais informações relevantes para tomada de decisão;
• Garantir a comunicação eficaz com estudantes, docentes e demais colaboradores, orientando-os sobre normas, regulamentos e procedimentos académicos;
• Zelar pela integridade, confidencialidade e fiabilidade da informação académica, assegurando o cumprimento das normas éticas e legais aplicáveis;
• Colaborar na implementação de políticas institucionais relacionadas à qualidade de ensino, acompanhamento académico e suporte ao estudante;
• Planejar, coordenar e supervisionar as atividades do pessoal da Secretaria, assegurando a correta distribuição de tarefas e responsabilidades entre os colaboradores;
• Promover o desenvolvimento, capacitação e formação contínua da equipa, identificando necessidades de treinamento e oportunidades de melhoria de competências;
• Avaliar o desempenho da equipa da Secretaria, garantindo critérios de produtividade, qualidade e cumprimento das normas institucionais;
• Zelar pelo cumprimento das normas internas de conduta, ética, disciplina e assiduidade no desempenho das funções do pessoal da Secretaria;
• Assegurar a aplicação adequada de procedimentos administrativos relacionados com recrutamento, integração e movimentação do pessoal da Secretaria;
• Coordenar a gestão de registos de assiduidade, férias, licenças e outros direitos laborais do pessoal da Secretaria, em conformidade com a legislação moçambicana aplicável;
• Promover a motivação, cooperação e bom ambiente de trabalho na equipa, estimulando o espírito de responsabilidade, ética e eficiência;
• Apoiar a Direção na elaboração de relatórios sobre a gestão do pessoal da Secretaria, propondo medidas para melhoria da produtividade e organização;
• Garantir que a equipa da Secretaria cumpre as normas de confidencialidade e proteção da informação institucional e académica;
• Colaborar na implementação de políticas institucionais de recursos humanos e procedimentos internos que visem a eficiência, transparência e melhoria contínua da gestão administrativa;
• Prestar apoio técnico-administrativo à Direção e aos órgãos de gestão do IMPEN, assegurando a organização e disponibilização de documentos, relatórios, atas e correspondências oficiais;
• Assegurar a preparação, conferência e tramitação de documentos institucionais submetidos a órgãos de tutela, fiscalização ou acreditação, garantindo conformidade com a legislação moçambicana aplicável ao ensino técnico-profissional e superior;
• Colaborar na elaboração e atualização de regulamentos internos, manuais de procedimentos e demais instrumentos normativos do Instituto;
• Apoiar os processos de auditoria, inspeção, avaliação institucional e acreditação, garantindo a disponibilização organizada e atempada da documentação requerida;
• Zelar pelo cumprimento das normas legais, éticas e institucionais em todas as atividades da Secretaria, incluindo a preservação da confidencialidade e integridade da informação institucional;
• Garantir que os procedimentos administrativos e acadêmicos estão em conformidade com a legislação vigente, regulamentos internos e orientações dos órgãos de gestão;
• Servir de elo de ligação entre o IMPEN e entidades externas, incluindo órgãos governamentais, parceiros institucionais e entidades reguladoras, assegurando o correto fluxo de informação e documentação;
• Propor melhorias nos processos administrativos com impacto institucional, de modo a aumentar a eficiência, transparência e qualidade do apoio prestado à Direção e aos órgãos do Instituto;
• Colaborar na implementação de políticas institucionais e decisões estratégicas da Direção, fornecendo suporte administrativo, legal e documental necessário à execução eficaz das mesmas;
• Assegurar a organização, coordenação e supervisão do atendimento a estudantes, docentes, colaboradores e entidades externas, garantindo cordialidade, eficiência e qualidade no serviço prestado;
• Estabelecer e manter canais de comunicação claros e eficazes entre a Secretaria, a Direção, os órgãos pedagógicos, os departamentos do Instituto e a comunidade académica;
• Orientar e informar estudantes e docentes sobre normas, regulamentos, procedimentos administrativos e académicos do IMPEN;
• Receber, registar, analisar e encaminhar solicitações, reclamações ou pedidos de informação, assegurando respostas atempadas e conformidade com os regulamentos internos;
• Garantir a divulgação institucional de informações relevantes, comunicados, avisos e prazos académicos de forma clara e acessível;
• Monitorar a qualidade do atendimento, propondo melhorias contínuas nos processos de comunicação interna e externa;
• Zelar pela correta utilização dos sistemas de comunicação institucional e pelo sigilo das informações sensíveis;
• Promover uma cultura de transparência, cortesia e eficiência na relação entre a Secretaria e todos os públicos do Instituto;
• Colaborar na implementação de iniciativas de modernização do atendimento, incluindo digitalização de serviços e uso de plataformas digitais de comunicação; Supervisionar a implementação, utilização e manutenção dos sistemas de gestão administrativa
• e académica do IMPEN, garantindo a fiabilidade, segurança e integridade dos dados;
• Coordenar a padronização e otimização de processos internos da Secretaria, promovendo maior eficiência, transparência e redução de retrabalho;
• Identificar oportunidades de melhoria nos fluxos de trabalho, propondo alterações que aumentem a produtividade e a qualidade dos serviços prestados;
• Garantir a correta digitalização, armazenamento e arquivamento de documentos, assegurando fácil acesso e rastreabilidade da informação;
• Assegurar a integração e correta utilização de novas tecnologias e ferramentas digitais na Secretaria, promovendo a modernização administrativa;
• Monitorar indicadores de desempenho dos processos administrativos e académicos, propondo medidas corretivas quando necessário;
• Promover a capacitação da equipa da Secretaria no uso adequado de sistemas e na execução dos processos internos;
• Garantir que todos os processos e sistemas estao em conformidade com os regulamentos internos, legislação aplicável e normas de confidencialidade;
• Colaborar na definição de procedimentos internos e manuais de operação para assegurar consistência e qualidade nos processos da Secretaria;
• Apoiar a Direção na implementação de projetos institucionais relacionados com sistemas de informação, gestão de processos e transformação digital.

REQUISITOS

• Formação mínima ao nível do ensino médio ou superior em área administrativa ou afim;
• Experiência mínima de 2 ou 3 anos na gestão administrativa da Secretaria;
• Conhecimentos de redação oficial e procedimentos administrativos;
• Domínio de ferramentas informáticas básicas;
• Capacidade de liderança, organização e comunicação;
• Sentido de responsabilidade, ética e discrição profissional.

COMPETÊNCIAS TÉCNICAS

• Gestão de expediente, arquivo e protocolo;
• Elaboração de relatórios e documentos oficiais;
• Conhecimento de normas internas e legislação aplicável;
• Gestão de prazos e prioridades;
• Atendimento ao publico e comunicação institucional;
• Domínio de ferramentas MS Office (Word, Excel, PowerPoint).

COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS

• Boa capacidade de comunicação verbal e escrita;
• Liderança e sentido de responsabilidade;
• Ética, discrição e confidencialidade;
• Boa comunicação oral e escrita;
• Capacidade de trabalhar sob pressão e resolver problemas;
• Proatividade e espírito de equipa.

COMO CANDIDATAR-SE:

Os interessados poderão enviar os CV’s para o seguinte e-mail: carreiras@impen.co.mz, até o dia 13 de Fevereiro de 2026, e indique o assunto “Chefe da Secretária “.