Subordinado ao: Gestor de Procurement

Localização: Moçambique

Visão geral da posição

O Gerente Associado Administrativo desempenha um papel fundamental no apoio às operações centrais do escritório e às funções administrativas em todas as operações da GiveDirectly em Moçambique. Esta função requer fortes competências organizacionais e de resolução de problemas para gerir processos de aquisição, inventário, logística do escritório, coordenação de fornecedores, caixa pequena e apoio administrativo tanto para a equipa local como para os visitantes. O candidato ideal será detalhista, proativo e empenhado em prestar serviços administrativos de alta qualidade que permitam a execução suave e eficiente do programa.

Responsabilidades

Principais responsabilidades

1. Operações administrativas e de escritório

• Supervisionar as funções administrativas diárias, incluindo manutenção do escritório, gestão de suprimentos, logística de viagens e serviços de apoio ao pessoal.
• Supervisionar a equipa de apoio do escritório (assistente administrativo, assistente de escritório, pessoal de limpeza, motoristas), garantindo a conclusão das tarefas, a qualidade do serviço e feedback regular sobre o desempenho.
• Coordenar reuniões internas, retiros e visitas de doadores, incluindo agendamento, logística e arranjos no local.
• Manter contacto com proprietários e fornecedores para manutenção e reparação das instalações; gerir contratos de serviço e garantir o cumprimento dos acordos de nível de serviço.

2. Coordenação de compras e logística

• Apoiar o gestor de compras na execução dos processos de compras, tanto no escritório como no terreno.
• Receber, inspecionar e coordenar a distribuição de bens e materiais; manter documentação precisa sobre as compras.
• Atuar como ponto focal para tarefas de compras de baixo risco delegadas e manter um sistema de arquivo administrativo auditável.

3. Gestão de ativos e inventário

• Manter e atualizar registros de inventário de ativos, suprimentos e consumíveis em todas as localizações.
• Supervisionar a etiquetagem, atribuição, armazenamento e rastreamento de movimentação de ativos, de acordo com as políticas organizacionais.
• Apoiar a verificação trimestral de ativos e gerir relatórios de incidentes (por exemplo, perda/dano); coordenar a cobertura de seguro para itens de alto valor.

4. Supervisão financeira e de pagamentos

• Gerenciar o caixa, garantindo pagamentos pontuais, reconciliações e integridade da documentação.
• Processar solicitações de pagamento relacionadas à administração e entrar em contato com a equipe financeira para garantir o desembolso pontual.
• Facilitar distribuições de dinheiro móvel para logística relacionada à administração (por exemplo, eventos de campo, pequenas aquisições).

5. Supervisão de segurança e proteção

• Monitorar os protocolos de segurança do escritório e os procedimentos de emergência; atuar como ponto focal para relatórios e respostas a incidentes.
• Supervisionar o pessoal de segurança tercerizado, garantir o cumprimento dos horários de rodízio e coordenar treinamentos periódicos com base nas diretrizes de segurança da GD.

6. Apoio multifuncional e à alta administração

• Fornecer apoio logístico e administrativo de alto nível à equipa de alta administração, incluindo organização de viagens e documentação.
• Coordenar a integração de novos funcionários administrativos e de apoio, garantindo a preparação do espaço de trabalho e a logística de integração.
• Estabelecer contacto com as equipas de campo e funcionais para garantir a prestação eficiente de apoio administrativo e logístico às atividades do programa.

7. Prevenção de fraudes e conformidade

• Implementar controles internos em todas as operações administrativas (por exemplo, manuseamento de dinheiro, rastreamento de ativos, aquisições) para prevenir fraudes ou uso indevido.
• Realizar verificações pontuais e reconciliações regulares de ativos e registros financeiros; escalar quaisquer discrepâncias para o gestor de aquisições e auditoria interna.
• Verificar a documentação relacionada com pagamentos e movimentação de ativos; promover uma cultura de integridade e responsabilidade dentro da equipa administrativa.

Qualificações desejadas

• Formação/Experiência em Administração de Empresas, Administração Pública, Logística, Aquisições ou área relacionada.
• Mínimo de 4 a 5 anos de experiência progressiva em administração, logística ou operações, de preferência em uma ONG ou organização internacional.
• Experiência comprovada em gestão de operações de escritório, rastreamento de ativos, coordenação logística e gestão de fornecedores.
• Familiaridade com procedimentos de aquisição e conformidade, particularmente aqueles alinhados com os requisitos dos doadores e protocolos antifraude.

Competências organizacionais e interpessoais

• Fortes competências organizacionais e atenção aos detalhes, com capacidade para gerir várias tarefas simultaneamente.
• Elevado grau de integridade, discrição e profissionalismo no tratamento de informações sensíveis ou confidenciais.
• Fortes competências de comunicação escrita e verbal em inglês e português.
• Capacidade comprovada de trabalhar em colaboração entre departamentos e com equipas diversificadas.

Outras competências

• Capacidade de resolver problemas de forma independente e responder com flexibilidade às necessidades operacionais em constante mudança.
• Compromisso com a excelência operacional e a melhoria contínua.
• Alinhamento com os valores fundamentais da GiveDirectly.
• Disponibilidade para se mudar para vários locais em Moçambique, conforme necessário.

A Give Directly não solicita dinheiro em nenhuma fase do processo de recrutamento, se alguem que diz representar a organização pedir dinheiro de si, por favor, denuncie pelo nosso website https://www.givedirectly.org/ 

Working at GiveDirectly

GiveDirectly is an Equal Opportunity Employer. All qualified applicants are considered for employment without regard to the person’s race, color, religion, national origin, sex, sexual orientation, age, marital status, veteran status, disability, or any other characteristic protected by applicable law.

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Commitment to Safeguarding

As a global organization serving some of the world’s most vulnerable communities, GiveDirectly takes the safeguarding of its recipients, staff, and partners seriously. To that end, GiveDirectly is a member of the Misconduct Disclosure Scheme, and will systematically check with previous employers about any sexual exploitation, abuse, and harassment issues relating to potential new hires. We may also employ other robust pre-hire screens, including in-depth reference checks, criminal background checks, and sanctions screens.

GD is committed to observing all local, national and international laws that protect children, vulnerable adults, and basic human rights of all. GD is committed to a policy of “zero tolerance for sexual exploitation, abuse, and harassment (SEAH)” and expects anyone who works for GD to uphold the protection and safeguarding of our recipients as a priority.

These efforts help us continue to build and maintain trust with the communities we serve, and prevent harm to our recipients.