Oficial de Administração e Finanças

Descrição

• Propósito do cargo: O Oficial de Administração e Finanças assegura a gestão financeira descentralizada da delegação de Nampula e dos 7 distritos, incluindo a verificação, execução e registo de pagamentos, a tesouraria e o controlo documental, em conformidade com as políticas da MUVA e dos doadores. Assegura igualmente a gestão administrativa corrente da delegação — economato, frota, viagens, instalações, casa de hóspedes e activos —, permitindo que a Direcção de Operações se concentre na coordenação operacional e no procurement.
• Articulação com o Director de Operações: O Director de Operações é responsável pela coordenação operacional e pelo procurement da delegação. O Oficial de Administração e Finanças assegura a gestão financeira e administrativa, reportando à Direcção Financeira. As duas funções articulam-se sem relação hierárquica entre si, conforme o quadro abaixo
• Área Director de Operações Oficial de Administração e Finanças
• Coordenação operacional da província e distritos Responsável Apoia com informação administrativa e financeira
• Procurement (cotações, selecção de fornecedores, contratos, ordens de compra)
• Responsável Verifica a documentação no momento do pagamento; confirma a recepção de bens/serviços quando designado
• Pagamentos e tesouraria Submete requisições e confirma a necessidade da despesa Verifica, processa, executa e regista. A aprovação segue a matriz de autoridade da MUVA
• Economato e stock Conduz as compras através do procurement Gere o stock e submete as necessidades de reposição
• Frota Planeia a afectação das viaturas às actividades operacionais Controla livros de bordo, combustível, prazos de documentos e manutenção preventiva
• Instalações e casa de hóspedes Conduz o procurement de intervenções que impliquem contratação Gere o dia-a-dia, as vistorias e a coordenação de pequenas reparações
• Viagens Planeia as deslocações operacionais Gere o calendário, as reservas e o fecho dos processos. A aprovação segue a política de viagens

Funções

Responsabilidades financeiras

Verificação e processamento de pagamentos

• Receber, verificar e validar os processos de pagamento, confirmando que a documentação está completa: requisição, cotações ou justificação de fornecedor único, ordem de compra ou contrato, guia de entrega/recepção, factura, recibo e aprovações
• Verificar se cada despesa está imputada à rubrica orçamental e ao projecto correctos e se existe saldo disponível na linha, comunicando desvios antes do pagamento
• Confirmar a elegibilidade da despesa face às regras do doador aplicável (período de elegibilidade, natureza da despesa e limites)
• Devolver os processos incompletos com indicação escrita das falhas, mantendo um registo de processos devolvidos e prazos de regularização
• Verificar a correcta aplicação de retenções fiscais (IRPS/IRPC) e do IVA, quando aplicável, e reunir os comprovativos para entrega à sede

Execução de pagamentos e gestão bancária

• Efectuar pagamentos administrativos e de projectos através das plataformas bancárias autorizadas, apenas após as aprovações exigidas pela matriz de autoridade
• Gerir a conta bancária da delegação, acompanhando diariamente entradas e saídas e conservando os comprovativos de cada movimento
• Preparar a reconciliação bancária mensal e enviá-la à sede, com as diferenças explicadas, até ao prazo definido
• Garantir que os pagamentos são efectuados dentro dos prazos acordados com fornecedores, colaboradores e participantes

Tesouraria e controlo de fundos

• Preparar e manter actualizado o Cashbook, registando todas as entradas e saídas com referência ao documento de suporte, projecto e rubrica
• Preparar e submeter o Cash Request mensal (ou sempre que necessário) à sede, com base no plano de actividades da delegação e dos 7 distritos, garantindo a disponibilidade de fundos sem excesso de saldo parado
• Gerir o Petty Cash dentro do limite aprovado: guarda segura, registo diário, reposição atempada e reconciliação mensal, com contagens surpresa realizadas por um terceiro designado
• Controlar os adiantamentos a colaboradores, para actividades e viagens: registar, acompanhar os prazos de justificação e promover a regularização dos valores em aberto

Gestão financeira dos 7 distritos

• Fazer a captura mensal dos pagamentos a efectuar nos 7 distritos, conforme o circuito de aprovação Maputo/Nampula, e a respectiva reconciliação
• Rever mensalmente as pastas financeiras dos distritos quanto a completude, conformidade e assinaturas, e consolidar o envio à sede quando concluídas
• Prestar apoio e orientação financeira às equipas distritais sobre procedimentos, preenchimento de formulários e requisitos de documentação
• Realizar visitas periódicas de verificação aos distritos, conforme o plano acordado com a Direcção Financeira

Conformidade, arquivo e auditoria

• Assegurar o cumprimento das políticas financeiras internas e dos requisitos de cada doador
• Manter o arquivo físico e electrónico da documentação financeira, organizado por projecto, mês e número de processo, com cópias digitalizadas acessíveis à sede
• Colaborar com a equipa financeira da sede no reporte mensal, no envio de documentação e no esclarecimento de questões relacionadas com os processos financeiros
• Facilitar auditorias internas e externas, disponibilizando a documentação solicitada nos prazos e acompanhando a implementação das recomendações relativas à delegação

Apoio às equipas

• Prestar apoio financeiro às equipas de programas e operações na preparação de requisições, orçamentos de actividades e justificação de despesas
• Informar periodicamente os coordenadores sobre o estado dos pagamentos pendentes e dos adiantamentos por justificar

Responsabilidades administrativas

Economato e stock

• Gerir o stock de material de escritório, consumíveis e material de programa armazenado na delegação: entradas, saídas com requisição assinada e contagem física mensal
• Manter o mapa de stock actualizado mensalmente e submeter as necessidades de reposição ao processo de procurement, com cópia à Direcção Financeira

Gestão de frota

• Garantir a recolha e verificação mensal dos livros de bordo de todas as viaturas (excepto motorizadas): quilometragem, destinos, motorista e autorização
• Controlar o consumo de combustível (vales, cartões ou recibos) face à quilometragem registada e sinalizar consumos anómalos
• Manter um mapa de prazos da frota (seguros, inspecções, licenças e manutenções preventivas), alertando com antecedência a Direcção Financeira e informando o Director de Operações para planeamento da afectação das viaturas
• Registar avarias, sinistros e manutenções no histórico de cada viatura

Viagens de colaboradores e visitantes

• Controlar o calendário de viagens da delegação, evitando duplicações e optimizando o uso das viaturas
• Reservar transporte e alojamento para colaboradores e visitantes, incluindo a gestão da ocupação da casa de hóspedes, com TAFs e processos devidamente organizados
• Calcular e processar os per diems conforme a política em vigor
• Receber e verificar o fecho dos processos de viagem de Nampula e dos 7 distritos (relatórios, recibos e devolução de saldos) nos prazos definidos

Instalações e casa de hóspedes

• Realizar vistorias semanais (ou quinzenais) com checklist padronizado ao escritório e à casa de hóspedes, registando as anomalias e acompanhando-as até à resolução
• Coordenar pequenas reparações e a manutenção corrente; as intervenções que impliquem contratação são encaminhadas para procurement
• Supervisionar os serviços de limpeza e segurança das instalações quanto a horários, presenças e qualidade do serviço
• Acompanhar os contratos de serviços recorrentes (renda, água, electricidade, internet, segurança e limpeza), incluindo prazos de pagamento e de renovação

Chaves e segurança física

• Gerir as chaves das instalações e das viaturas, garantindo guarda segura, registo de entrega e devolução e rotação entre os responsáveis designados

Activos

• Manter actualizado o inventário de activos da delegação e dos distritos (equipamento informático, mobiliário e viaturas), com etiquetagem, localização e responsável
• Realizar a verificação física anual do inventário e registar entradas, transferências, avarias e abates

Limites de autoridade

• Não aprova despesas. Verifica e executa pagamentos apenas após as aprovações previstas na matriz de autoridade
• Não selecciona fornecedores nem conduz processos de procurement
• Pode recusar ou suspender um pagamento com documentação incompleta ou irregular, informando por escrito o requisitante e a Direcção Financeira
• Gere o Petty Cash apenas até ao limite aprovado e para as categorias de despesa autorizadas
• Não recebe instruções hierárquicas do Director de Operações. Os pedidos de apoio administrativo da área de operações são atendidos conforme as prioridades acordadas com a Direcção Financeira

Rotina periódica

• Diário Verificação de processos, pagamentos, registo no Cashbook, controlo do Petty Cash e acompanhamento bancário
• Semanal Ponto de situação dos pagamentos pendentes, calendário de viagens e vistoria às instalações
• Mensal Cash Request, reconciliação bancária e de Petty Cash, captura e reconciliação dos distritos, revisão e envio das pastas financeiras, mapa de stock, livros de bordo, combustível e relatório de adiantamentos em aberto
• Anual Inventário físico de activos e apoio às auditorias externas

Indicadores de desempenho

• Percentagem de pagamentos efectuados dentro do prazo acordado
• Reconciliações bancárias e de Petty Cash entregues até ao prazo mensal, com diferenças explicadas
• Pastas financeiras dos 7 distritos enviadas completas à sede dentro do prazo
• Número de constatações de auditoria relativas à documentação da delegação
• Adiantamentos por justificar para além do prazo (valor e número)
• Mapa de stock, livros de bordo e inventário actualizados na data prevista

Requisitos

• Formação: licenciatura em Contabilidade, Finanças, Gestão ou área afim.
• Experiência: mínimo de 5 anos em funções administrativo-financeiras, preferencialmente em ONG com financiamento de múltiplos doadores
• Conhecimentos: procedimentos de pagamento e tesouraria, reconciliações, obrigações fiscais moçambicanas, requisitos de doadores, Excel avançado e plataformas de banca online
• Competências: rigor e atenção ao detalhe, organização, integridade e confidencialidade, firmeza perante processos irregulares, boa comunicação com as equipas no terreno e disponibilidade para deslocações aos distritos
• Línguas: português fluente; Emakhuwa e inglês constituem vantagem

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados