Oficial de Administração

Funções

Área administrativa

• Organizaçao do arquivo físico e digital da documentação contabilistica para linha do orçamento. Completar os processos físicos e eletrónicos, preparar voucher e outros documentos segundo as normas internas estabelecidas
• Garantir que todos os arquivos físicos e digitais estejam atualizados e completos de acordo com os prazos mensais, trimestrais e anuais estabelecidos pela organização
• Responsável final pela exaustividade, correção e arquivo da documentação contabilística e administrativa relativa a cada projeto
• Controlo e e análise da evolução das despesas de projecto em apoio ao PFP tendo como referência o planeamento financeiro e o orçamento do projeto
• Verificação final dos registos feitos das linhas de orçamento para as despesas de custos de suporte e salários no Square de acordo com o Core Budget
• Verificar e Autorizar os pedidos de pagamento dentro dos limites autorizados por montante
• Preparação da documentação necessária para fins de auditorias internas/externas e suporte durante a auditoria do projeto/verificação de despesas
• Análise e verificação dos relatórios financeiros dos parceiros com verifica da documentaçao fornecida
• Fazer seguimento com o parceiro para documentação suplementar, quando solicitada
• Organização dos documentos relativos aos cofinanciamentos no archivo dos projetos
• Coordenar e comunicar eficazmente com o Departamento de Logística e Compras, e com os colegas do
• Programa para questões administrativas relacionadas com o tratamento dos pedidos e o seu calendário
• Suporte e controlo na gestão contabil
• Desempenhar outras tarefas compatíveis com as exigências para o exercício da função
• Garantir que todas as despesas estejam de acordo com as Regras e Regulamentos Financeiros da WeWorld-GVC
• Preparar os documentos administrativos das atividades em sinergia com os departamentos adm e logístico em conformidade com os procedimentos da organização
• Coordenar a recolha da documentação administrativa do projecto em colaboração com o departamento administrativo e dentro do prazo estabelecido pela organização

Área Financeira

• Atualizar e controlar o sistema de pedidos de pagamento e coordenar com o Oficial das Finanças os pagamentos a efetuar. Guardar a documentação necessária para os arquivos físicos e digitais
• Gerir o orçamento do projeto e garantir que todas as despesas estejam de acordo com o orçamento e cumpram os padrões da WeWorld-GVC no que diz respeito à gestão financeira, incluindo a prestação de contas e boa governação, em estrita colaboração com o Administrador da WeWorld-GVC em Moçambique e na sede
• Elaboração de relatórios narrativos e financeiros, intercalares e finais (em colaboração com o escritório local e a sede da WeWorld-GVC) a enviar ao chefe de file o ao doador em conformidade com os procedimentos e prazos acordados
• Verificação da registo dos custos dos parceiros no Square após aprovação do relatório por parte do PFP
• Coordenar com o Oficial das Finanças para efetuar os pagamentos necessários após autorização
• Verificação preliminar e final das rubricas e linhas orçamentais corretas no sistema contabilístico interno de acordo com as indicações do PFP para os custos dos projectos

Recursos Humanos

• Auxiliar na preparação de informações para o processamento de salários
• Fazer o controle do livro de ponto e cordenar com os outros distritos
• Auxiliar na recolha recepção e preenchimento dos documentos em caso de contratação de novos colaboradores

Requisitos

• Nacionalidade Moçambicana
• Pelo menos 3 (três) anos de experiência na area administrativa
• Experiencia nas areas de Administracao, Recursos Humanos e areas afins
• Competências em Word, Excel, Outlook, e Internet
• Facilidade de trabalhar em equipa
• Capacidade de trabalhar sobre pressão
• Dinâmico, autónomo, responsável e comprometido com a missão do projeto
• Experiência com ONGs constituirá uma vantagem
• Fluente em Português – falado e escrito

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• A ONG WW-GVC convida por este meio candidatos individuais elegíveis a apresentarem as suas candidaturas através do envio dos seguintes documentos:
• Carta de motivação
• Curriculum Vitae com indicação de pelo menos duas referências contactáveis. As referências devem ser e-mails oficiais
• Não serão aceites CV’s nos escritórios
• A WE-WORLD-GVC não faz nenhum tipo de cobranças em quaisquer das fases do processo de recrutamento e não procede por via de agentes de recrutamento