Secretária Executiva da Directora Geral

Descrição

• Missão da Função: Prestar apoio executivo, administrativo e estratégico à Directora Geral, assegurando a gestão eficiente das actividades da Direcção, o acompanhamento das decisões estratégicas, a coordenação entre departamentos e a organização dos processos administrativos da empresa, contribuindo para a melhoria da produtividade, controlo e alcance dos objectivos organizacionais

Funções

Gestão da Agenda, Viagens e Apoio Executivo

• Organizar e gerir a agenda da Directora Geral
• Coordenar reuniões, compromissos e eventos corporativos
• Preparar documentação e materiais de apoio
• Assegurar o acompanhamento de compromissos, prazos e actividades prioritárias da Direcção
• Assegurar a logística de viagens nacionais e internacionais
• Filtrar e encaminhar chamadas e correspondência
• Redigir e rever cartas, actas e relatórios
• Servir de elo entre a Directora Geral e departamentos, clientes, fornecedores e entidades externas, garantindo a confidencialidade da informação estratégica

Gestão Administrativa e Documental

• Manter organizados os arquivos físicos e digitais
• Controlar contratos, licenças e certificações
• Monitorizar prazos de validade e obrigações administrativas, assegurando o fácil acesso à informação institucional

Apoio à Gestão Estratégica e Coordenação Interdepartamental

• Consolidar informações dos diferentes departamentos para suporte à decisão
• Elaborar relatórios e dashboards de gestão
• Fazer o seguimento das deliberações e decisões tomadas em reuniões de gestão
• Acompanhar a execução de projectos e decisões da Directora Geral
• Monitorizar indicadores de desempenho, reportando desvios ou atrasos
• Facilitar a comunicação e coordenação entre as diferentes áreas da organização

Requisitos

• Habilitações Literárias: Formação superior ou técnica em Administração, Gestão, Secretariado Executivo ou áreas afins
• Experiência Profissional: 3 anos em funções de assistência executiva ou secretariado de direcção
• Outros Requisitos:
• Elevada capacidade de organização e planeamento
• Excelente capacidade de comunicação oral e escrita
• Domínio de ferramentas do Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint e Outlook)
• Elevado nível de organização, planeamento e gestão de prioridades
• Capacidade de trabalhar sob pressão e gerir informações confidenciais
• Fluência em Português; conhecimento de Inglês será uma vantagem
• Competências comportamentais:
• Integridade e confidencialidade
• Proactividade e iniciativa
• Organização e atenção ao detalhe
• Capacidade de relacionamento interpessoal
• Orientação para resultados
• Flexibilidade e capacidade de adaptação
• Gestão eficiente do tempo e das prioridades.
• Capacidade de trabalhar com informação confidencial e estratégica.
• Proactividade, discrição e elevado sentido de responsabilidade.
• Capacidade de gerir múltiplas prioridades simultaneamente.
• Confidencialidade e Conformidade:
• Manter absoluto sigilo sobre informações estratégicas, financeiras, comerciais e de recursos humanos.
• Assegurar o cumprimento das políticas internas e procedimentos da empresa.
• Actuar com profissionalismo, discrição e ética em todas as actividades.