GESTOR(A) DE PROCUREMENT (01) VAGA

Localização: Maputo – Moçambique

Descrição da Vaga

O(A) Gestor(a) de Procurement é responsável por ser o guardião da integridade das aquisições da FH Associação Moçambique. O papel lidera a função de aquisições do escritório de país de ponta a ponta, garantindo que cada compra de bens, obras e serviços seja planificada, concorrida, aprovada e registada exclusivamente através do sistema ERP da organização, Odoo, antes de qualquer compromisso com um fornecedor.

A posição existe para garantir que a FH Moçambique obtenha o melhor valor pelo dinheiro, mantendo os princípios fundamentais aplicados por agências das Nações Unidas e principais doadores institucionais (UN Agencies, EU, FCDO, Global Fund) — nomeadamente equidade, integridade, transparência, concorrência efectiva e o melhor interesse da organização e das comunidades que serve — e para fornecer primeira linha de garantia de que os ativos da organização e fundos de doadores estão protegidos contra fraude, desperdício e abuso.

O Procurement Manager constrói e lidera uma equipa disciplinada de aquisições — o Coordenador de Procurement e Oficial de Procurement a nível de escritório de país, e, com supervisão técnica aos Assistente de Procurement & Administração das AP´s — garantindo um padrão de aquisições consistente e auditável em todo o país.

Principais Responsabilidades

1. Liderança Estratégica de Aquisições

  •  Conceber, implementar e melhorar continuamente a estratégia de aquisições, plano anual de aquisições e abordagem de gestão de categorias da FH Moçambique, alinhados a orçamentos de programa e requisitos de doadores.
  • Traduzir regras de aquisição específicas de doadores (UN Agencies, EU PRAG, FCDO, Global Fund) e a Política Global de Aquisições da FH em Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) específicos do país.
  • Aconselhar a Equipa de Liderança Sénior (SLT) e budget holders sobre estratégia de sourcing, condições de mercado, prazos de entrega e oportunidades de poupança de custos.
  • Possuir e manter o Manual de Aquisições da organização, tabela de limiares e matriz de delegação de autoridade, actualizando-os pelo menos anualmente ou após alteração de doador/regulamentar.

2. Controlo de Fluxo de Trabalho de Aquisições (Sistema de Registo Obrigatório)

  •  Nenhuma actividade de aquisições é válida a menos que origine e esteja totalmente documentada no Odoo. O Procurement Manager é pessoalmente responsável por fazer cumprir esta regra em todo o escritório de país e todos os locais de campo.
  • Garantir que cada pedido de aquisição comece como uma Purchase Requisition (PR) levantada no Odoo pelo departamento requisitante; nenhuma requisição verbal, por email ou em papel é accionada.
  • Nenhuma Local Purchase Order (LPO), Purchase Order (PO) ou contrato é emitido, e nenhum fornecedor é contratado ou bens/serviços recebidos, até que a PR seja aprovada no Odoo pelo budget holder apropriado e pelo aprovador do limiar de aquisição.
  • Requests for Quotation (RFQs), folhas de comparação/análise de licitações e recomendações de selecção de fornecedores são registados e retidos no Odoo, com as cotações subjacentes anexadas como documentos de suporte.
  • Dados mestre de fornecedores (registo, número de contribuinte/NUIT, dados bancários, due diligence e estado de screening PSEA/salvaguarda) são criados e mantidos apenas no módulo de fornecedores do Odoo, com registos duplicados ou não verificados bloqueados.
  • O three-way match — Purchase Order, Goods Received Note/Nota de Entrega, e Factura de Fornecedor — é realizado e evidenciado no Odoo antes de qualquer autorização de pagamento ser libertada para Finanças.
  • Workflows de aprovação gerados pelo sistema no Odoo (sequenciais, baseados em limiares) nunca são contornados, e compras manuais ou ‘de emergência’ são regularizadas retroativamente no Odoo dentro de 48 horas com memorando de justificação documentado aprovado pelo Director de Procurement & Logistics.
  • Dados de aquisições do Odoo (tempo de ciclo PR-to-PO, tempo de ciclo PO-to-pagamento, taxa de concorrência, justificações de fonte única, desempenho de fornecedores) são extraídos mensalmente para produzir o dashboard de aquisições e relatório de KPIs para a SLT.
  • Os Assistentes de Administração e Procurement dos escritórios de campo processam todas as compras locais de baixo valor através do Odoo usando o mesmo workflow de requisição-a-pagamento, com o Procurement Manager a rever relatórios de excepção semanalmente para detectar compras iniciadas fora do Odoo.
  • Qualquer transacção de aquisições identificada como tendo sido comprometida fora do Odoo (por exemplo, ordem verbal, pagamento antecipado não aprovado, ou compra dividida para evitar revisão de limiar) constitui uma quebra de controlo e deve ser reportada pelo Procurement Manager ao Director de País e à Auditoria/Compliance Interna dentro de 24 horas da detecção.

3. Sourcing, Concorrência e Melhor Valor pelo Dinheiro

  • Aplicar o método competitivo apropriado para cada compra de acordo com a tabela de limiares aprovada (Request for Quotation, Invitation to Bid, Request for Proposal, ou Fonte Única), espelhando a abordagem em camadas usada por agências da ONU.
  • Garantir um mínimo de três (3) cotações competitivas e comparáveis para cada compra acima do limiar de micro-compra, usando uma matriz documentada e ponderada de avaliação de licitações (conformidade técnica, preço, prazo de entrega, suporte pós-venda).
  • Justificar e obter o nível de aprovação necessário para qualquer aquisição de fonte única ou de emergência, em estrita conformidade com as excepções permitidas pela política da FH e regulamentos de doadores, e registar o memorando de justificação no Odoo.
  • Negociar acordos de compra quadro/blanket e acordos de longo prazo (LTAs) com fornecedores pré-qualificados para categorias recorrentes (combustível, papelaria, peças de viatura, serviços de hotel/espaço, materiais de construção) para reduzir tempo de ciclo e custo unitário.
  • Fazer benchmarking de preços pelo menos semestralmente contra pesquisas de mercado para detectar inflação de preços, colusão ou sobrefacturação.

4. Gestão de Fornecedores e Due Diligence

  •  Manter uma Lista Mestra de Fornecedores no Odoo de fornecedores pré-qualificados e screeneados, renovada anualmente, incluindo verificação de registo comercial, conformidade fiscal, dados bancários e screening contra listas de exclusão/sanções de doadores e listas de vigilância anti-terrorismo.
  • Conduzir avaliações de desempenho de fornecedores (qualidade, pontualidade, capacidade de resposta, compliance) em intervalos definidos e remover/suspender fornecedores não performantes ou não compliant da lista aprovada.
  • Garantir que todos os fornecedores assinem o Código de Conduta de Fornecedores da FH, cobrindo ética, anti-fraude, anti-trabalho infantil, PSEA e salvaguardas ambientais/sociais, antes da adjudicação de qualquer contrato.
  • Identificar e declarar formalmente qualquer potencial conflito de interesse entre pessoal, seus familiares e fornecedores prospectivos ou existentes, escalando ao Director de Procurement e Logistica e Recursos Humanos para resolução.

5. Gestão de Contratos

  •  Redigir, rever e administrar ordens de compra, contratos de serviço e acordos quadro, garantindo cláusulas legais, financeiras e programáticas apropriadas (termos de entrega, penalidades, garantias, rescisão, direitos de auditoria).
  • Manter um registo de contratos (no Odoo e/ou repositório designado) acompanhando valores de contratos, datas de expiração/renovação e gasto acumulado por fornecedor para prevenir creep não autorizado de limiar através de divisão de contratos.
  • Coordenar com a função Legal/Compliance e o Director de País em contratos acima da autoridade delegada do Director de País, escalando para aprovação Regional/Sede conforme necessário.

6. Compliance, Controles Internos e Gestão de Riscos

  • Impor segregação de funções em todo o ciclo de aquisição e pagamento: o oficial que requisita não pode aprovar, receber ou pagar; o oficial que aprova a PR não pode aprovar a PO; a recepção de bens é confirmada por uma parte independente tanto do requisitante como do pagamento
  • Garantir total compliance com as políticas Anti-Fraude, Anti-Corrupção e Whistleblower da FH, cláusulas de integridade de aquisição USAID/EU/FCDO/Global Fund, lei fiscal e de aquisições moçambicana, e valores cristãos e código de conduta da FH.
  • Servir como ponto focal de aquisições para auditorias internas e externas, revisões de compliance de aquisições de doadores e investigações EthicsPoint relacionadas com aquisições; fornecer documentação completa e precisa originada do Odoo quando solicitado.
  • Liderar análise de causa raiz e planos de acção corretiva para qualquer achado de auditoria relacionado com aquisições, não-compliance ou alegação de fraude, acompanhando encerramento de todos os pontos de acção até à conclusão
  • Campeã uma cultura de tolerância zero para comissões, cartelização, favoritismo e solicitação de benefício indevido (‘dízimos’ ou presentes) de fornecedores, reforçando canais de reporte (EthicsPoint) a todo o pessoal de aquisições e administração.

7. Liderança e Supervisão de Equipa

  • Supervisionar directamente, coachar e gerir desempenho do Coordenador de Procurement e Oficial de Procurement, incluindo planeamento de trabalho, revisões de desempenho de meio de ano e anual, e planos de fortalecimento de capacidades.
  • Fornecer supervisão técnica, SOPs padronizadas, formação Odoo e garantia de qualidade aos Assistente de Administração e Procurement em todos os escritórios de campo, em coordenação com os respectivos Supervisores da AP`s que retêm gestão administrativa de linha.
  • Conduzir visitas periódicas de campo e spot checks de ficheiros de aquisições e transacções Odoo dos escritórios de campo para verificar aplicação consistente de padrões de aquisições em todo o país.
  • Identificar lacunas de capacidade e ministrar/coordenar formação de reciclagem sobre política de aquisições, uso do sistema Odoo, ética e compliance de doadores para pessoal de aquisições e não-aquisições (budget holders).

8. Relatórios e Documentação

  •  Produzir relatórios mensais e trimestrais de desempenho de aquisições (tempos de ciclo, poupanças alcançadas, taxa de concorrência, backlog de PRs abertas, desempenho de fornecedores) extraídos directamente do Odoo para a SLT.
  • Manter ficheiros de aquisições completos e prontos para auditoria (físicos e no Odoo) para cada transacção, retidos de acordo com a política de retenção de documentos da FH e requisitos aplicáveis de doadores
  • Apoiar budget holders e equipas de subsídios/finanças com planos de aquisições e previsões de burn rate para relatórios a doadores.

Experiência

  • Ter no mínimo 7 anos de experiência progressivamente responsável em aquisições/cadeia de abastecimento, incluindo pelo menos 3 anos em função de supervisão, dentro de uma ONG internacional, agência da ONU ou ambiente de programa financiado por doadores.
  • Experiência prática comprovada na operação de um sistema ERP/aquisições (Odoo fortemente preferido; SAP, Oracle ou similar aceites) como sistema de registo obrigatório para processos procure-to-pay.
  • Histórico comprovado na gestão de aquisições sob regras e regulamentos de UN Agencies, EU, FCDO e/ou Global Fund, incluindo experiência de auditoria e revisão de compliance.
  • Experiência na supervisão de equipas geograficamente dispersas, incluindo pessoal remoto/baseado em campo sob linhas de reporte matriciais.

Educação/Certificações

  • É necessário ter Licenciatura em Aquisições, Gestão da Cadeia de Abastecimento, Administração de Empresas, Logística ou área relacionada; uma certificação profissional (CIPS, equivalente CIPS, ou UN Procurement Certification Scheme — UNPCS/UNDP-CIPS) é fortemente preferida.
  • Certificação profissional como ACCA, CPA, CIMA, CA ou CMA é altamente desejável.
  • Proficiência em Português e Inglês.

Processo de Candidatura

Os candidatos interessados devem enviar a sua candidatura (Curriculum Vitae, Carta de motivação e Certificados Académicos) para o e-mail:

mozambique-recruitment@fh.org

Indicando no assunto:

“Candidatura — Gestor (a) Procurement”

DATA LIMITE DE CANDIDATURA

10 de Setembro de 2026