Oficial de Administração e Finanças

Apresentação da OPHENTA

Associação Moçambicana de Mulheres e Apoio a Rapariga-OPHENTA, é uma associação feminista que reúne coletividades múltiplas e diversas engajadas em prol dos direitos humanos das mulheres e raparigas, prioriza o cuidado, autocuidado e questiona as estruturas de poder desigual que mantem as mulheres subjugadas. Tem como missão o engajamento em acções de advocacia, promoção da igualdade de género, justiça social e económica e contribuição para prevenção e combate de todas as formas de violência baseada no género.

Finalidade da posição: Gestão administrativa e financeira

Principal objectivo do posto: O/A Oficial de Administração e Finanças é responsável por liderar e garantir o fluxo dos processos administrativos e financeiros da OPHENTA. É igualmente responsável pela planificação, coordenação e implementação das actividades e protocolos de R.H, Administração e Finanças, segundo as obrigações legais do país e os procedimentos, protocolos e normas da OPHENTA. É igualmente responsável por garantir a qualidade, relevância e transparência da informação na organização, assegurando a eficiente planificação, gestão e justificação dos recursos afectos aos projectos, bem como a gestão e promoção das capacidades dos R.H, visando atingir os objectivos planificados, sob direcção e supervisão do/a Coordenador/a Executiva. Isso inclui a colaboração com a coordenação para executar os processos contábeis, desde lançamentos até a produção de balancetes, fecho de contas e relatórios financeiros, bem como, a prestação de suporte administrativo à equipe, quando necessário, e será encarregue de auxiliar na organização de reuniões, formações e outros eventos.

Principais responsabilidades:

ADMINISTRAÇÃO GERAL

• É o/a responsável pela realização/supervisão das tarefas de administração da OPHENTA:
• Realizar os trâmites bancários, como a abertura e controlo das contas dos projectos, com o apoio e suporte do/a Coodenador/a executiva.
• Apoiar/supervisionar a área logística (que será executada por um logístico).
• Apoiar/supervisionar a área logística (que será executada pela/o assistente administrativa/o). As actividades da/o assistente administrativa/o) e logística/a podem resumir-se, principalmente, em:
• Realizar pedidos, recepção (trâmites de alfândegas, registo e seguros de viaturas) e distribuição e recepção dos equipamentos dos projectos (deverá autorizar junto do/a
• Coordenador/a os pedidos de compras).
• Comprar localmente os equipamentos e consumíveis que procedem no âmbito dos projectos, em consenso com a Coordenação.
• Contactar com empresas e qualquer fornecedor, se for necessário.
• Autorizar os pedidos de uso de meios circulantes e motoristas.
• Assegurar que todas as despesas são justificadas conforme a normativa interna e exigências dos financiadores;
• Solicitar sempre os justificativos de despesas a todos os membros da equipa;
• Responsabilizar-se pelos envios dos arquivos de documentação dos projectos aos parceiros financeiros;Organizar e gerir os arquivos de documentação dos projectos, sistema informático e
• físico: inventários, documentação administrativa e financeira, fontes de verificação administrativas;
• Apoiar no processo de formulação e reformulação de projectos;
• Responsável pelo seguimento dos documentos imprescindíveis para desenho de novos projecto como:

1. Solicitar cartas de apoio por parte das autoridades locais;
2. Seguimento do processo de assinatura de pré-acordos;

RECURSOS HUMANOS LOCAIS

• É responsável pela gestão integral de recursos humanos da OPHENTA, com apoio do/a
• Coordenador/a executiva:
• Elaborar, dar seguimento e facilitar os trâmites burocráticos dos contratos;
• Preencher mensalmente a folha de remunerações e guias de depósito para o INSS, folha de salários e mapa de IRPS;
• Efetuar o pagamento dos impostos e segurança social (INSS, IRPS);
• Estabelecer e dar seguimento de horários de trabalho;
• Verificar, controlar o registo de férias gozadas / por gozar pelos colaboradores;Apoiar a assistente administrativa na verificação, controle e registo de pedidos de dispensa dos trabalhadores;
• Efetuar o pagamento de ajudas de custo e outros;
• Gerir e facilitar toda documentação administrativa solicitada pelos Colaboradores (declarações, cartas de recomendação, etc.);
• Atualizar e enviar o mapa anual de pessoal;
• Ajustar e actualizar os procedimentos de acordo com a Lei de Trabalho.

ADMINISTRAÇÃO CONTABILÍSTICA DOS PROJECTOS

• Planificar, gerir e dar seguimento financeiro dos projectos;
• Supervisionar e gerir os orçamentos em conformidade com o orçamento aprovado do projecto, assegurando a alocação correcta de custos e monitoria das despesas;
• Assegurar o pedido tempestivo de fundos e submissão de relatórios de gastos e
• reconciliações bancárias e de caixa com vista a garantir os fluxos de caixa adequados;
• Velar pela correcta aplicação dos recursos, segundo os orçamentos aprovados;
• Prevenir, detectar e comunicar, no caso de desvios em respeito aos orçamentos e
• qualquer outra irregularidade que possa comprometer o correcto funcionamento a nível
• financeiro dos projectos;
• Liderar os processos de analise do control orçamental mensal;
• Zelar pelo correcto registo e arquivo da correspondência dos projectos;
• Realizar, com apoio do Coordenadora executiva e Oficial de programas, as previsões e
• planificações financeiras trimestrais, baseando-se nas actividades planificadas e
• apresentar os dados a coordenadora executiva para a sua aprovação;
• Preparar solicitações de fundos trimestrais em colaboração com a/o Oficial de
• Programas
• Manter informado em todo o momento do estado de execução do orçamento dos
• projectos, e proporcionar informação sobre os estados de contas dos projectos a
• coordenação executiva;
• Elaborar os relatórios financeiros de parceiros e internos que possam ser requeridos
• pelos parceiros de financiamento dos projectos e autoridades locais;
• Fazer a planificação atempada dos valores para pagamentos e numerário/cheques, através da recolha da previsão das despesas semanais/mensais elaboradas pelo/a Logístico/a;
• Apoiar no seguimento e recolha de cobranças ou despesas de diferente ordem burocrática, tais como: consumíveis (água, electricidade, internet, telefone…), manutenções;
• Assegurar o processamento de pagamentos com os documentos correctos de suporte e processamento de transações através do Sistema;
• Preparar as transferências bancárias aos beneficiários dos projectos;
• Preparar os documentos de recepção da ajuda, cartas de devolução dos processos ou de aceitação dos mesmos e outros necessários pela justificação;
• Efetuar os pagamentos aos fornecedores segundo os contratos assinados;
• Gerir a relação com as entidades bancárias, para a cobrança de cheques, o pedido e extractos bancários, os bordereaux das transferências, entre outras informações e acções pertinentes e relacionadas com as contas dos projectos em vigor;
• Efetuar o lançamento das faturas e documentos contabilísticos dos programas, em relação aos projectos em vigor, analisar a contabilidade e realizar um seguimento mensal do saldo de caixa, sob supervisão da coordenadora executiva;
• Assegurar a realização com êxito de auditorias internas e externas;
• Verificar os recibos e folhas de pagamentos de perdiem e outros;
• Preparar os contratos de prestação de serviços dos fornecedores;
• Elaborar a lista de toda documentação enviada (waybill);

FUNÇÕES GERAIS

• Cumprir rigorosamente com a normativa vigente na OPHENTA, especial ênfase no Manual de Procedimentos Administrativos;
• Cumprir rigorosamente as normas do financiador dos diferentes projectos;
• Apoiar o sector programático na elaboração de planificações / monitorias trimestrais;
• Cumprir rigorosamente com o calendário de submissão de relatório;
• Facilitar a informação no âmbito das auditorias financeiras;
• Velar pelo correcto uso de todos os recursos materiais dos projectos;
• Representar a OPHENTA em fóruns públicos e profissionais através das reuniões,
• conferências, capacitações e apresentações ligadas a administração e finanças;
• Assegurar a correcta e eficaz e execução orçamental, em relação aos resultados e metas a
• alcançar;
• Garantir que não se verifiquem situações tais como: fraudes nos processos de aquisição;
• falta ou irregularidades nos documentos de suporte das despesas, bem como nos relatóriosfinanceiros;
• Garantir a elegibilidade das despesas;
• Respeitar as normas estabelecidas nas linhas de orientação da OPHENTA e das entidadesDoadoras.Reportar imediatamente a Coordenação da OPHENTA, quaisquer dificuldades que possam impedir a implementação das suas tarefas e fincões;
• Cumprir com as tarefas e funções descritas nestes TdR e no contrato.
• Observar com rigor todo o estipulado no presente Contrato.

FUNÇÕES COMUNS

• Participar em reuniões de coordenação com o resto da equipa para rever o desenvolvimento dos projectos, em consenso com as linhas de trabalho, programações e actividades previstas e imprevistas;
• Coordenar com a equipa dos projectos, sempre sob as directrizes do/a Coordenador/a
• executivo/a;
• Informar e acordar com a Coordenação os períodos de férias, mudança de horários de
• trabalho ou qualquer assunto relacionado com o desenvolvimento do trabalho;
• Velar pelo correcto uso de todos os recursos materiais dos projectos;
• Respeitar e fazer respeitar os regulamentos vigentes e as autoridades no terreno;

Outras

• Embora esta descrição de tarefas pretenda ser um reflexo preciso dos deveres/obrigações que decorrem desta posição, a OPHENTA reserva- se o direito de adicionar, retirar ou alterar as tarefas quando for necessário;
• Transmitir os valores feministas da OPHENTA e demostrar o respeito pelos direitos
• humanos das mulheres e raparigas;
• Qualificações, experiência e habilidades: Os/as candidatos devem cumprir estes requisitos
• básicos para serem considerados para esta posição.)

Perfil académico e profissional:

• Graduação universitária superior. Preferencialmente em Ciências Económicas, Empresariais, Administração e Gestão, contabilidade e auditoria, ou titulações afins;
• Experiência profissional, mínima de 5 anos, em posições semelhantes;
• Experiência prévia em planificação, execução e seguimento financeiro;
• Excelente domínio de programas de contabilidade;
• Excelente domínio dos pacotes informáticos básicos (Microsoft Word, Excel, Bases de Dados);
• Conhecimento e experiência em gestão administrativa e financeira;
• Fluência verbal e escrita em português e um nível médio de inglês;
• Domínio da Lei do trabalho em vigor no país bem como e sua aplicação;
• Experiência e habilidades de trabalho em ambientes multiculturais, com
• ONGs e/ou organismos internacionais;
• Experiência de trabalho com autoridades locais;
• Sigilo, descrição, pontualidade e assiduidade;
• Motivado, capaz de realizar o trabalho sob pressão e de forma independente, orientado
• para resultados e capaz de criar um espírito de equipa;

COMO CANDIDATAR-SE:

Os interresados, podem enviar a sua candidatura pelo correio eletrónico ophentaconsultorias25@gmail.com até o dia 15 de Novembro de 2025.