OFICIAL DE LOGÍSTICA E ADMINISTRAÇÃO – 01 VAGA

📍 Local: Maputo – Moçambique

DESCRIÇÃO DA VAGA

O/A Oficial de Logística e Administração é responsável por assegurar o funcionamento eficiente, organizado e em conformidade com as normas das operações administrativas, logísticas e de apoio ao escritório da FH Moçambique.

A função desempenha um papel fundamental na coordenação dos serviços de recepção e atendimento, administração do escritório, gestão da frota e dos motoristas, instalações, inventário, activos, movimentação de pessoal, fundo de maneio e transacções administrativas de rotina, garantindo que os colaboradores e os programas disponham do apoio operacional necessário para desempenhar eficazmente as suas funções.

A função assegura a gestão diária da recepção e das funções administrativas do Escritório Nacional, promovendo um ambiente de trabalho profissional, organizado e acolhedor para colaboradores, visitantes, parceiros e outras partes interessadas.

O/A titular da posição coordena igualmente a gestão e utilização dos veículos e motoristas da FH no Escritório Nacional e nas localidades de implementação, garantindo que os recursos da frota sejam utilizados de forma segura e eficiente, devidamente mantidos e geridos em conformidade com as políticas da FH e a legislação aplicável.

O/A Oficial de Logística e Administração é responsável pelo processamento de pagamentos de facturas através do Odoo, assegurando que, antes do pagamento, sejam cumpridos todos os procedimentos de procurement, níveis de autorização e requisitos de documentação de suporte.

A função coordena ainda a deslocação dos colaboradores do Escritório Nacional para os escritórios de campo, conforme necessário, incluindo os respectivos preparativos de transporte e viagem.

Espera-se que o/a titular da função mantenha controlos internos robustos, registos precisos e documentação pronta para auditoria em todas as áreas sob a sua responsabilidade, assegurando o cumprimento das políticas e procedimentos da FH, dos requisitos dos doadores e da legislação e regulamentação aplicável em Moçambique.

PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES

1. Administração de Escritório e Recepção

• Gerir o funcionamento diário da recepção do Escritório de País, servindo como primeiro ponto de contacto para visitantes, pessoal, parceiros e chamadas recebidas;
• Garantir que visitantes sejam recebidos, registados e encaminhados apropriadamente, mantendo um ambiente profissional, acolhedor e seguro;
• Gerir correspondência recebida e enviada, serviços de courier, correio e documentação oficial;
• Manter materiais de escritório, papelaria e materiais administrativos adequados e coordenar reabastecimento atempado;
• Manter sistemas de arquivo físico e electrónico organizados para documentação administrativa, logística e de aquisições;
• Coordenar reuniões, workshops, eventos de pessoal e funções de escritório, incluindo arranjos de espaço, materiais, refrescos, transporte e outros requisitos logísticos;
• Apoiar a integração de novo pessoal coordenando espaço de escritório, equipamento, acesso, apresentações e outros requisitos administrativos;
• Apoiar processos de visto, autorização de trabalho, imigração e outros processos administrativos regulatórios para pessoal e visitantes;
• Coordenar prestadores de serviços gerais do escritório, incluindo limpeza, segurança, utilidades, internet e outros serviços contratados.

2. Gestão de Frota

• Coordenar a gestão e utilização diária de veículos da FH em todo o Escritório de País e locais de campo, garantindo alocação segundo prioridades operacionais;
• Coordenar e supervisionar o agendamento e despacho de motoristas, garantindo cobertura apropriada para programa, operações, deslocação de pessoal e resposta a emergências;
• Manter horários de motoristas, registos de alocação de veículos, autorizações de viagem e registos de movimentação precisos;
• Monitorizar compliance de motoristas com procedimentos de transporte, segurança e segurança da FH, incluindo horas de trabalho, limites de velocidade, verificações de veículos e uso autorizado;
• Garantir que todos os veículos estejam devidamente licenciados, segurados, revisados e mantidos e que a documentação necessária permaneça actualizada;
• Manter diários de bordo, registos de consumo de combustível, registos de manutenção e outra documentação de frota;
• Monitorizar uso de combustível e investigar variações significativas ou padrões de consumo incomuns;
• Enviar relatório mensal de uso de combustível do escritório de país ao departamento de Finanças;
• Coordenar manutenção preventiva, reparações e revisões e acompanhar com oficinas e prestadores de serviço;
• Realizar ou coordenar inspecções rotineiras de veículos e garantir que defeitos identificados sejam abordados prontamente;
• Manter base de dados de frota actualizada e fornecer relatórios regulares de estado da frota.

3. Gestão de Instalações

• Supervisionar a gestão e manutenção diária das instalações do Escritório de País, garantindo um ambiente de trabalho seguro, funcional e profissional;
• Coordenar reparações, manutenção, limpeza, segurança, utilidades e outros serviços relacionados com instalações;
• Realizar inspecções regulares de instalações para identificar necessidades de manutenção, riscos de segurança e áreas que necessitem melhoria;
• Manter registos precisos de activos de escritório, equipamento, mobiliário, utilidades, actividades de manutenção e contratos de serviço;
• Coordenar com senhorios, contratistas, prestadores de serviços e autoridades relevantes em assuntos relacionados com instalações;
• Monitorizar e gerir consumo e custos de utilidades do escritório, incluindo electricidade, água, internet e outros serviços essenciais;
• Garantir renovação atempada de arrendamentos, seguros, contratos de manutenção e outros acordos relacionados com instalações;
• Preparar e submeter relatórios trimestrais de gestão de instalações ao Director de País.